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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau und Bausteine
Was eine Verfahrensdokumentation nach GoBD ist, aus welchen Bausteinen sie besteht und warum jedes buchführungsrelevante IT-System eine braucht. Ein Überblick auf Basis des GoBD-Schreibens in der Fassung vom 14.07.2025.
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Wann brauche ich das?
Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Entstehung und Verarbeitung buchführungsrelevanter Daten nachvollziehbar ist. Dafür dient die Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Belege und Daten in Ihren Systemen entstehen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und wieder auffindbar gemacht werden.
Eine Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich für jedes buchführungsrelevante IT-System zu führen, zum Beispiel für das Kassensystem, die Fakturierung, das Dokumentenmanagement oder die Bankanbindung. Sie ist damit ein zentraler Baustein einer ordnungsmäßigen Buchführung und wird bei einer Betriebsprüfung regelmäßig angefragt.
Dieses Merkblatt erklärt, aus welchen Teilen eine Verfahrensdokumentation besteht. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach Ihren Systemen und Abläufen.
Wie fülle ich es aus?
Eine Verfahrensdokumentation setzt sich üblicherweise aus vier Bausteinen plus dem internen Kontrollsystem zusammen:
- Allgemeine Beschreibung: Überblick über den Betrieb, die eingesetzten Systeme und den Datenfluss vom Beleg bis zur Buchung.
- Anwenderdokumentation: Wie die Mitarbeitenden mit den Systemen arbeiten, Erfassung, Freigaben, Zuständigkeiten.
- Technische Systemdokumentation: Welche Software, Schnittstellen und Speicherorte im Einsatz sind.
- Betriebsdokumentation: Wie der laufende Betrieb, die Datensicherung und die Aufbewahrung organisiert sind.
- Internes Kontrollsystem (IKS): Welche Kontrollen die Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit sichern.
Wichtig sind zwei Punkte, die die Fassung vom 14.07.2025 betont: die Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten und eine gepflegte Änderungshistorie (Versionierung). Wird ein Beleg in ein anderes Format konvertiert, sind die Vorgaben zu Formaterhalt und Kennzeichnung zu beachten.
Grundlage sind die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 der Abgabenordnung und das dazu ergangene GoBD-Schreiben in der Fassung vom 14.07.2025. Wie eine passende Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb aussieht, lässt sich vorab besprechen, etwa in einem kostenfreien Kennenlerngespräch.
Besonderheit in NRW / Bochum
Die GoBD gelten bundeseinheitlich; eine landesrechtliche Besonderheit besteht nicht. Eine Betriebsprüfung erfolgt für Bochumer Betriebe durch das Finanzamt Bochum beziehungsweise die Groß- und Konzernbetriebsprüfung Nordrhein-Westfalen. In der Prüfung wird die Verfahrensdokumentation regelmäßig angefordert.
Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall
Diese Seite ist von unserer Kanzlei erstellt und gibt allgemeine Hinweise für eine erste Orientierung. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall (§ 57a StBerG). Für Vollständigkeit und Aktualität können wir keine Gewähr übernehmen; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage. Im Zweifel sprechen Sie uns bitte an.
Häufige Fragen
Grundsätzlich jeder Buchführungs- oder Aufzeichnungspflichtige für jedes buchführungsrelevante IT-System, etwa Kassensystem, Faktura, Dokumentenmanagement oder Banking. Der Umfang richtet sich risikoorientiert nach Größe und Komplexität des Betriebs.
Die GoBD schreiben keine feste Form vor. Die Dokumentation muss aber vollständig und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar sein und laufend aktuell gehalten werden.
Die zweite Änderung des GoBD-Schreibens vom 14.07.2025 stellt unter anderem Anforderungen an Formate, Konvertierung und Versionierung klar und nimmt Bezug auf die neue E-Rechnung. Sie gilt ohne gesonderte Übergangsfrist.
Geprüft am 14. Juli 2026.
Rechtsgrundlage: gesetze-im-internet.de
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