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Reisekostenabrechnung: Diese Angaben gehören hinein
Was in die Abrechnung einer Dienstreise gehört: Verpflegungspauschalen, Fahrt- und Übernachtungskosten, und wie Sie die Beträge korrekt ansetzen.
Auf dieser Seite steht, welche Bausteine in Ihr Schreiben gehören. Einen fertigen Brieftext gibt es dazu nicht, weil er von Ihrem Einzelfall abhängt. Über die Druckansicht nehmen Sie die Übersicht auf Papier oder als PDF mit.
Wann brauche ich das?
Für die Abrechnung von Dienstreisen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbstständige. Wer beruflich unterwegs ist, kann Verpflegungsmehraufwand, Fahrt- und Übernachtungskosten geltend machen. Damit der Betriebsausgaben- beziehungsweise Werbungskostenabzug anerkannt wird, müssen die Reisen sauber dokumentiert sein.
Die Vorlage hilft, jede Reise vollständig zu erfassen, damit später keine Angaben oder Belege fehlen.
Wie fülle ich es aus?
Sie tragen die Eckdaten jeder Reise ein: Anlass, Reiseziel, Datum sowie die Abwesenheitszeiten. Aus den Abwesenheitszeiten ergeben sich die Verpflegungspauschalen:
- Volle Tagespauschale bei ganztägiger Abwesenheit von 24 Stunden.
- Gekürzte Pauschale für An- und Abreisetage sowie für Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit.
- Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück minus 20 Prozent, Mittag- und Abendessen minus je 40 Prozent der vollen Tagespauschale.
Die konkreten Euro-Beträge der Verpflegungspauschalen richten sich nach der jeweils geltenden Tabelle des Bundesfinanzministeriums (im Inland und länderabhängig im Ausland); die Vorlage wird dazu aktuell gehalten. Fahrtkosten setzen Sie mit den tatsächlichen Kosten an, bei Nutzung des privaten Pkw mit der gesetzlichen Kilometerpauschale von 0,30 Euro je Kilometer. Übernachtungskosten werden gegen Beleg abgerechnet. Sammeln Sie die Belege und fügen Sie sie der Abrechnung bei.
Besonderheit in NRW / Bochum
Die Reisekostenregeln gelten bundesweit einheitlich, einen Landesbezug gibt es nicht. Zu beachten ist lediglich, dass bei Auslandsreisen andere, länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen gelten als im Inland.
Da sich die Pauschalen von Zeit zu Zeit ändern, sollten Sie vor der Abrechnung den aktuellen Stand prüfen. Bei Fragen zur richtigen Zuordnung unterstützt Sie die Lohnbuchhaltung der Kanzlei.
Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall
Diese Seite ist von unserer Kanzlei erstellt und gibt allgemeine Hinweise für eine erste Orientierung. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall (§ 57a StBerG). Für Vollständigkeit und Aktualität können wir keine Gewähr übernehmen; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage. Im Zweifel sprechen Sie uns bitte an.
Häufige Fragen
Nein. Für den Verpflegungsmehraufwand gelten feste Pauschalen, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Fahrt- und Übernachtungskosten können dagegen in tatsächlicher Höhe angesetzt werden.
Ja. Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter eine Mahlzeit stellt, wird die Verpflegungspauschale gekürzt, für ein Frühstück um 20 Prozent, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent der vollen Tagespauschale.
Für Fahrten mit dem privaten Pkw gilt die gesetzliche Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer.
Geprüft am 14. Juli 2026.
Rechtsgrundlage: gesetze-im-internet.de
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