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Personalfragebogen zur Neueinstellung: Diese Angaben brauchen Sie
Welche Daten Sie bei einer Neueinstellung für die Lohnabrechnung vollständig erfassen müssen, von der Steuer-ID bis zur Krankenkasse.
Auf dieser Seite steht, welche Bausteine in Ihr Schreiben gehören. Einen fertigen Brieftext gibt es dazu nicht, weil er von Ihrem Einzelfall abhängt. Über die Druckansicht nehmen Sie die Übersicht auf Papier oder als PDF mit.
Wann brauche ich das?
Immer dann, wenn Sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter neu einstellen. Bevor die erste Lohnabrechnung erstellt werden kann, müssen alle relevanten Daten vollständig vorliegen. Fehlt eine Angabe, verzögert sich die Abrechnung oder wird fehlerhaft.
Der Personalfragebogen bündelt diese Angaben an einer Stelle. Er ist besonders hilfreich, wenn die Lohnbuchhaltung an eine Kanzlei oder ein Lohnbüro übergeben wird, dort werden die Daten dann direkt ins Abrechnungssystem übernommen.
Wie fülle ich es aus?
Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter füllt den Fragebogen zu Beginn des Arbeitsverhältnisses aus. Abgefragt werden die Angaben, die für Lohnabrechnung und Sozialversicherung nötig sind:
- Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit.
- Steuerliche Daten: steuerliche Identifikationsnummer, Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Kinderfreibeträge.
- Sozialversicherung: Sozialversicherungsnummer, zuständige Krankenkasse.
- Beschäftigung: Eintrittsdatum, Art der Tätigkeit, Angaben zu Vorbeschäftigungen im laufenden Jahr.
- Bankverbindung für die Gehaltszahlung.
Die Vorlage sammelt diese Angaben strukturiert ein. Behandeln Sie die Daten vertraulich und speichern Sie sie nach den Vorgaben der DSGVO, erhoben wird nur, was für die Abrechnung erforderlich ist.
Besonderheit in NRW / Bochum
Die Erfassung der Personaldaten ist bundesweit gleich, einen Landesbezug gibt es nicht. Für einen Betrieb in Bochum gelten dieselben steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regeln wie überall in Deutschland.
Wenn Sie die Lohnbuchhaltung abgeben möchten, lässt sich der Ablauf vorab besprechen, etwa in einem kostenfreien Kennenlerngespräch.
Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall
Diese Seite ist von unserer Kanzlei erstellt und gibt allgemeine Hinweise für eine erste Orientierung. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall (§ 57a StBerG). Für Vollständigkeit und Aktualität können wir keine Gewähr übernehmen; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage. Im Zweifel sprechen Sie uns bitte an.
Häufige Fragen
Es gibt kein Gesetz, das genau dieses Formular verlangt. In der Praxis ist es aber nötig, um alle Daten für eine korrekte Lohnabrechnung vollständig und zuverlässig zu erfassen.
Erhoben werden sollten nur Daten, die für die Abrechnung und die Sozialversicherung wirklich erforderlich sind. Die Angaben sind vertraulich zu behandeln und nach den Vorgaben der DSGVO zu speichern.
Nein. Der Arbeitsvertrag regelt das Arbeitsverhältnis, liefert aber nicht alle Abrechnungsdaten. Der Personalfragebogen ergänzt die Angaben, die das Lohnbüro für die monatliche Abrechnung braucht.
Geprüft am 14. Juli 2026.
Rechtsgrundlage: gesetze-im-internet.de
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