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E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (§ 14 UStG)
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2027 und 2028. Was das bedeutet, welche Formate zulässig sind und wie Sie sich vorbereiten.
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Wann brauche ich das?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Umstellung erfolgt in Stufen, beginnt aber bereits jetzt: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt ohne Übergangsfrist seit dem 01.01.2025.
Für den Versand von E-Rechnungen gelten dagegen gestaffelte Übergangsfristen. Das gibt Unternehmen Zeit zur Umstellung, macht die Empfangsseite aber schon heute verpflichtend. Dieses Merkblatt zeigt, was in welcher Stufe gilt und welche Formate zulässig sind.
Das Thema hängt eng mit der GoBD zusammen: Empfangene E-Rechnungen sind im Originalformat unveränderbar aufzubewahren.
Wie fülle ich es aus?
Prüfen Sie Ihre Vorbereitung entlang dieser Punkte:
- Empfang sicherstellen (seit 01.01.2025, ohne Übergang): Ihr Betrieb muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen, lesbar machen und archivieren können, meist über die Buchhaltungssoftware oder ein Rechnungsportal.
- Versand, Übergangsfristen:
- 2025 und 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, einfaches PDF) ausgestellt werden.
- Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz des Vorjahres bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis zum 31.12.2027.
- Ab dem 01.01.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle verpflichtend.
- Formate: Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrid aus PDF und eingebettetem Datensatz).
- Aufbewahrung: E-Rechnungen im Originalformat GoBD-konform archivieren, nicht nur als Ausdruck.
Rechtsgrundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes; Einzelheiten erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung. Wie Sie Empfang und Versand in Ihrem Betrieb umsetzen, lässt sich vorab besprechen, etwa in einem kostenfreien Kennenlerngespräch.
Besonderheit in NRW / Bochum
Die E-Rechnungspflicht gilt bundeseinheitlich; es gibt keine landesrechtliche Abweichung. Für Bochumer Unternehmen ist das Finanzamt Bochum zuständig. Zu beachten ist, dass gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Nordrhein-Westfalen bereits seit einigen Jahren eigene Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung bestehen, diese sind von der neuen B2B-Pflicht zu unterscheiden.
Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall
Diese Seite ist von unserer Kanzlei erstellt und gibt allgemeine Hinweise für eine erste Orientierung. Sie ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall (§ 57a StBerG). Für Vollständigkeit und Aktualität können wir keine Gewähr übernehmen; maßgeblich ist die jeweils geltende Rechtslage. Im Zweifel sprechen Sie uns bitte an.
Häufige Fragen
Ja. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und aufzubewahren. Für die Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist.
Für den Versand gelten Übergangsregelungen: 2025 und 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch sonstige Rechnungen (z. B. Papier oder einfaches PDF) ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Ab dem 01.01.2028 sind alle inländischen B2B-Umsätze mit E-Rechnung abzurechnen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. Dazu zählen etwa die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.
Geprüft am 14. Juli 2026.
Rechtsgrundlage: bundesfinanzministerium.de
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